Le blog de Philippe Poisse

Depuis quelques mois je m'intéresse à un outil plutôt novateur et méconnu : le formulaire PDF.

Cet intérêt résulte de deux choses :

• Une réelle néophilie ;

• Un besoin de faire remplir des documents formalisés par les adhérents d'associations dont je suis membre.

J'ai découvert le formulaire PDF un peu par hasard, en lisant la documentation officielle de Scribus. Avoir lu quelques pages sur le sujet dans l'aide d'Open.Office a fini de me convaincre de porter mon intérêt sur cet outil.

PDF : petit rappel.

Au début des années 1980 Chuck Geschke et John Warnock quittent Xerox pour fonder Adobe. Le premier produit distribuer par la société est le langage Postscript. Ce langage est alors le seul à pouvoir décrire le contenu d'une page tout en étant indépendant du périphérique d'impression. D'un certain point de vue ce fut le début de la P.A.O.
Malheureusement ce langage ne permettait pas d'afficher la page sur l'écran avant de l'imprimer. Il faut reconnaître que c'est un peu gênant.
Adobe a réglé le problème au début des années 1990 en introduisant le PDF.
Ce format, multipage (ce qui le différencie du format EPS), c'est généralisé depuis la deuxième moitié des années 1990, au point qu'Acrobat Reader (le lecteur gratuit) est présent sur 85% des ordinateurs (lire à ce sujet le numéro de mars 2010 de l'Informaticien). Acrobat Reader existe sous Windows, Linux et même sous Mac (malgré le guéguerre Apple – Adobe).
A l'inverse des fichiers issus des traitements de textes, comme le bon vieux .doc, un fichier PDF ne peut pas être modifié et aura toujours la même présentation quelque soit le configuration de l'utilisateur. Ce format est tout naturellement celui le plus utilisé pour la diffusion de contenu paginé (manuel d'utilisation, formulaire, publicité,…).

Formulaire PDF : què és això ?

Un fichier PDF ne peut pas être modifié, ou peu s'en faut. Un formulaire enregistré dans ce format, un bulletin d'adhésion par exemple, devra donc être imprimé puis rempli à la main. Il ne vous reste qu'à espérer que les gens écrivent lisiblement.
Pour contourner cet écueil il suffit de mettre en ligne un fichier au format .doc me direz-vous. Certes, mais là vous allez être confronté aux problèmes de compatibilité que le PDF supprime. Je parle d'expérience.
Pour régler ce problème de modification de formulaire Adobe a donc créer une variante du PDF, le formulaire PDF, dans lequel il est possible de rajouter du texte.

Comment ça marche :

1. Version « papier »
   Un formulaire PDF est un banal fichier PDF dans lequel des champs de saisie ont été ajoutés. Rien de plus, rien de moins.
   Ces champs sont identiques à ceux d'un formulaire HTML. On dispose donc du champ de texte, sur une ou plusieurs lignes, des menus déroulants et des cases à cocher. Rien d'extraordinaire en somme.
   Lorsque le fichier est ouvert dans Acrobat Reader un menu apparaît en haut de la fenêtre. A la droite du menu se trouve un gros bouton qui permet de mettre en surbrillance tous les champs de saisie. Il va sans dire que c'est une option très pratique.
   Une fois le formulaire remplie il suffit de l'imprimer, sur papier ou sous forme de fichier à l'aide d'une imprimante virtuelle, pour sauvegarder le document.
   Ce système est très simple d'utilisation et s'apprend n cinq minutes.
   Allez à cette adresse www.cadr-actionlr.com pour télécharger un formulaire complet et opérationnel (vous pouvez aussi adhérer, c'est pas interdit).
2. Le papier c'est bien, le Web c'est mieux.
   Vous savez sans doute qu'il est possible d'insérer du code Javascript dans un PDF. Si vous ne le saviez pas, maintenant vous savez.
   Dans le cadre d 'un formulaire le Javascript permet de valider le contenu d'un champs (est-ce qu'il s'agit d'un texte, de données numériques,…), un peu comme dans une page Web. Mais il permet aussi de mettre en forme les données et de les envoyer vers un serveur Web, par exemple.
   Couplé à une signature numérique sécurisée on se rend vite compte de l'intérêt de ce système de transfert de données, un PDF étant en pratique plus facile à sécuriser qu'un page Web.

Comment je crée un formulaire PDF, moi ?

Pour créer un formulaire PDF il suffit d'utiliser un logiciel capable d'exporter vers ce type de format.
Vous me direz que j'enfonce des portes ouvertes. Tout à fait, et d'ailleurs ça fait moins mal que d'enfoncer des portes fermées. Faites le test si vous ne me croyez pas.
Personnellement je travaille avec Open.Office et Scribus, avec une petite préférence pour ce dernier. Évidemment les logiciels Adobe, Indesign et Acrobat Pro, font très bien l'affaire. Je n'ai pas vérifier si Quark Xpress est compatible, mais le contraire m'étonnerai.
Par contre Word ne permet pas de créer des formulaires PDF, concurrence oblige. Il permet toutefois de créer des formulaires par l'insertion de champs de saisie et en empêchant la modification du reste de la page. Office 2007 et Office 2010 sont obligatoires pour utiliser cette technologie.

Quel avenir ?

Le formulaire PDF n'est pas très connu et encore moins utilisé. Microsoft, qui tient le marché de la bureautique, ne cherchera pas à promouvoir un format concurrent. Hors énormément de documents dans les PME/PMI et les TPE sont crées sous Word. D'un certain point de vue Word est l'outil numéro un pour la mise en page. Ce qui est désolant.
Le formulaire PDF devrait donc rester encore dans l'ombre un certain temps. Mais la progression d'Open.Office pourra à terme le faire rentrer de plein pied dans le monde de l'entreprise et du Web.
Comme quoi l'Opensource peut aussi être utile pour les formats propriétaires.